E-mails organiseren vind ik een ramp. Ik heb al heel wat systemen geprobeerd, maar tot nu toe werkt niets.

Ik ken een heel georganiseerd mens die geen mappen aanlegt maar oude e-mails opzoekt via de zoekfunctie.  Ik ken ook een heel ongeorganiseerd mens die dat doet. Beiden gooien nooit oude e-mails weg: de eerste omdat dat in haar drukke bestaan geen prioriteit heeft, en de tweede omdat er leukere dingen te doen zijn. Intussen vindt nummer een binnen tien seconden elke oude e-mail, en de tweede vindt nooit iets terug.

Ik heb eens mappen aangelegd: bedrijf, orkest, stichting, fractie, raad, partij, persoonlijk. Wordt het zoeken dan gemakkelijker? Nee, want in elke map zitten duizenden oude e-mails. Verzonden e-mails zitten er niet in, alleen binnengekomen e-mails. Toch helpt het wel iets: voor een vergadering van orkest en stichting zoek ik alle e-mails van na de vorige vergadering bij elkaar en werk op basis daarvan de agenda uit. Dat is zelfs best handig.

Vorige week las ik een blog over timemanagement, en daarin de tip om drie mappen aan te leggen: !doen, !reactie afwachten, en !lezen als ik eens op de bank lig te niksen. De uitroeptekens zijn nodig om ze bovenaan de mappenlijst te krijgen.

Dit systeem heb ik deze week geprobeerd, door alle belangrijke e-mails in !doen te zetten en dan te vergeten. Want elke dag komen er tientallen e-mails binnen, en die zet ik dus wel in !doen maar dan doe ik er niets mee. Dus nu na een week zit !doen vol met 62 belangrijke niet-afgewerkte e-mails. Dat werkt dus niet voor mij. !doen haal ik weer weg, ik ga weer werken vanuit de inbox.

Wat ik wel ga doen: elke dag de inbox van die dag afwerken door behandelde e-mails weg te zetten of in de archiefmappen of in !reactie afwachten of in !zzz (evt lezen als ik vrije tijd heb). En ik neem me voor nu geleidelijk terug te werken zodat mijn inbox niet vol zit met e-mails uit april.

Ik ben wel benieuwd: hoe houden jullie de e-mails georganiseerd?