Hoe zorg je ervoor dat je inbox vol e-mail geen zooitje wordt? Internet staat vol tips, maar de meeste zijn echt onzinnig (voor mij).

Zie je inbox als een brievenbus zonder Ja/Nee sticker. Na een dag puilt hij uit en na een week kun je niets meer terugvinden. De meeste tips zeggen dat je mappen moet maken, en daar de binnengekomen mail meteen in moet ordenen en later als je zin hebt de mappen moet leegwerken. Doe Het Niet. Mappen zijn als dozen in de gang bij je brievenbus: een doos voor kranten en tijdschriften, een doos voor reclame, een doos voor ‘ga ik deze week mee aan de slag’, een doos voor ‘vandaag afwerken’. Ik vermoed dat het verdelen van de post over de vier dozen al zo goed voelt dat je wegloopt uit de gang, de deur dichtdoet en de rest van de dag er niet meer in kijkt. En de volgende dag de post van die dag erbovenop gooit. En na een week heb je in plaats van eentje, vier uitpuilende dozen.

Dus dat is een slecht plan.

En voor email is het een nog slechter plan dan voor papieren post, om twee redenen: Ten eerste staren die volle dozen in de gang je aan en dan ga je er toch wat mee doen, terwijl de vier mappen die in je inbox uitpuilen, eenvoudig van het scherm aflopen. En ten tweede is het meer werk om een e-mail in een map te stoppen (drie kliks en scrollen, leuk he?) dan om een envelop in een doos te gooien. Dus nogmaals: Doe Het Niet.

De zoekfunctie van Gmail is zo goed dat je geen mappen nodig hebt om een jarenoude e-mail terug te vinden. Vroeger waren mappen nodig, nu niet meer. Schaf ze af.

Geen mappen dus, maar wat dan wel? Laat Gmail zelf het werk doen. De mensen die bij Gmail werken kennen uiteraard zelf het probleem ook van de uitpuilende inbox zonder overzicht, en daar hebben ze goed over nagedacht. Inmiddels werkt het als een tierelier.

Gmail biedt acht functies voor het organiseren. Dat is veel, en de ene functie is handiger dan de andere. Belangrijker is nog dat de functie moet passen bij jouw manier van werken en denken. Ik zou ze zeker allemaal een tijdje proberen en dan selecteren wat bij jou past. Dat heb ik ook gedaan, en dat kost even tijd maar minder dan ik dacht.

  1. download de app en gebruik die inbox. Voor wie deze zin abacadabra is, geen smartphone heeft of daar niet handig mee omgaat: sla over, want mails organiseren kan ook zonder app.
  2. organiseer je mails in gesprekken. Mails die elkaar beantwoorden staan dan bij elkaar in staarten. Ik merk dat sommigen met wie ik mail dit niet kennen, en die beginnen steeds weer een nieuwe mail ipv mijn mail te beantwoorden. Vaak met een onduidelijke titel en tot overmaat van ramp gebruiken sommigen ook nog verschillende e-mailadressen. Nog erger als ze antwoorden maar het dan over iets heel anders gaan hebben. Tja, gelukkig is er de zoekfunctie, anders is het zoiets als het opbergen van een brief in een verkeerde archiefmap: voorgoed onvindbaar.
  3. orden je inbox achter vijf tabbladen: primair, sociaal, reclame, updates, forums. Je kunt deze tabbladen naast elkaar neerzetten en dan steeds eentje openen. Ik doe dat niet, omdat ik alle ongelezen mails (behalve spam) wil zien op mijn scherm. Maar wie weet werkt het voor jou wel, dus probeer het een weekje uit. Gmail blijft mijn mails op de achtergrond wel in die mappen zetten, en dat is prima want dat gebruik ik om me af te melden voor nieuwsbrieven en zo. Want die staan daar allemaal bij elkaar, hoe confronterend.
  4. label je mails. Labels zijn de vervangers van de oude vertrouwde mappen, en waarschijnlijk door Gmail bedacht voor klanten die hun mappen misten. Ik zie geen enkel voordeel, en het bijhouden van mappen is veel werk. Je moet elke mail zelf apart een label geven. De tips om mappen te maken zoals ‘deze week mee aan de slag’, ‘wachten op antwoord’, en dergelijke, lijkt verdacht op het systeem van dozen in de gang voor je papieren post. Niet nodig, niet doen.
  5. deel je inbox in volgens de prioriteitsinbox: dat vind ik super handig! Dit kun je niet combineren met 3 overigens. In de prioriteitsinbox krijg je een verticale indeling in maximaal 4 vakken. Je kunt aangeven welke indeling je wilt. Ik heb bovenaan ‘ongelezen’. Een andere optie is ‘ongelezen en belangrijk’ maar daar zitten dan niet de kranten en nieuwsbrieven in, en ik wil alles zien binnenkomen (behalve spam). Over het tweede vak zo meer. Mijn derde vak is ‘belangrijk’: hierin zet Gmail alle mails die afkomstig zijn van personen plus de mails die ik als belangrijk label (en daarna zet Gmail alle mails van die afzender in belangrijk). Het vierde vak is de rest. Alles (behalve spam) komt bij mij binnen in het bovenste vak, dat zijn er ongeveer 40 per dag. Ik open alles, en zodra ik een mail gelezen heb kiest Gmail zelf tussen belangrijk en onbelangrijk. In het begin moest ik wel eens hiertussen switchen, maar dat komt eigenlijk nooit meer voor, want Gmail onthoudt het als ik een afzender naar de andere rubriek verplaats. Mijn vak ‘ongelezen’ is elke avond helemaal leeg.
  6. archiveer: mails die ik lees en waar ik nooit meer iets mee hoef (kranten, nieuwsbrieven) archiveer ik na het lezen. Gmail zet de mail in het archief en opent de volgende mail. Pas op, deze mails zitten dus niet in het vierde vak maar in een onzichtbaar archief waar je ze via de zoekfunctie uit kunt halen. Na tien minuten werken krijg ik de opbeurende mededeling dat ik al mijn mails gelezen heb. Wow, ik ben klaar!
  7. voeg mails toe aan taken: dat heb ik ook een tijd gebruikt, maar vond ik niet handig. De map ‘taken’ is een klein popup schermpje rechtsonder in de hoek. Als de taak gedaan is, streep je hem door. Voor mij is een popup schermpje te onoverzichtelijk, ik merkte dat ik het niet bijhield. Bovendien vind ik doorstrepen niet handig, zo scroll ik me een ongeluk naar oude taken die achterop waren geraakt.
  8. geef een ster aan mails waar je mee bezig bent: ik lees een mail, geef al of niet een ster en beantwoord hem direct of doe dat later. Een ster geef je door een klik in de mail zelf, terwijl je een label geeft met drie klikken plus scrollen naar de juiste map. Misschien moet ik hier vanaf, want het is een extra handeling die ik soms vergeet en dan staat de mail in het vak ‘gelezen en belangrijk’, maar ik probeer dat bij te houden want vind het overzicht van de lopende gesprekken handig. Dus ik open een mail, lees hem, geef meteen al of niet een ster, antwoord of niet, en sluit. De mails met ster heb ik in een extra vak onder de ‘ongelezen’ staan. Als ’s avonds mijn vak ‘ongelezen’ leeg is, werk ik de sterren bij en sluit af. Dat voelt als een keuken waar het werkblad leeg is, de vieze afwas niet is weggestopt achter een kastdeurtje of in de afwasmachine, maar schoon is en opgeruimd. Op naar een nieuwe dag!

Ik heb alle 8 functies uitgeprobeerd en voor mij werken functie 1, 2, 5, 6 en 8. Elke nieuwe functie probeer ik uit en soms mag er eentje blijven ten koste van een andere.  Geloof me, elke avond, tenzij ik een paar dagen offline ben, is mijn inbox leeg en dat al jaren. Terwijl trouwe lezers zo langzamerhand best doorhebben dat ik een springerig onrustig hoofd heb, dus dat heeft Gmail knap gedaan.

Gebruik jij gmail en heb je overzicht? Hoe?

Advertenties